Skolans digitalisering handlar om att utveckla och förbättra verksamheten med teknikens hjälp. Därför är det avgörande att ha en klar föreställning om vilka effekter och fördelar investeringen ska ge. Dessutom är det väsentligt att inte enbart upphandla en färdig lösning. Det är minst lika viktigt att köpa in kompetensöverföring, så att den fortsatta utvecklingen kan ske på egna premisser.
Chatbot – en digital del av studievägledningen
Lärande i Sverige är enskild skolhuvudman för tre förskolor, åtta grundskolor och tjugo gymnasieskolor, från norr till söder. Digitalisering, automatisering och AI är centrala delar av den gällande utvecklingsstrategin, och det finns en god digital kompetens och en stark vilja i bolaget att utveckla verksamheten vidare.
Under året har Lärande i Sverige funderat på hur delar av arbetet med att rekrytera elever till bolagets gymnasieskolor, som drivs under namnet Realgymnasiet, kan digitaliseras. Svaret blev en webbaserad digital assistent, en chatbot, som kan ge snabba svar på olika konkreta, praktiska och SYV-relaterade frågor som rör skolor och program.
På grund av pandemin arrangeras det just nu endast enstaka gymnasiemässor. En smart digital tjänst kan därför vara en smidig väg att vägleda de som är intresserade av att studera på Realgymnasiet, berättar Lena Tamme, konceptutvecklingschef på Lärande i Sverige.
– En första version av chatboten Alex är sedan några veckor igång på webben. Det sägs tydligt att hen är ny på jobbet och behöver hjälp för att bli bättre. Svaren betygsätts på en skala från en till fem stjärnor. Redan nu kan Alex svara på ett drygt hundratal frågor om olika saker, alltifrån matkort till kursutbud och vilken högskolebehörighet ett visst program ger. Alex ger den som frågar ett trevligt bemötande och har humor och en tonalitet som vi tror passar målgruppen.
Datadriven utveckling med mänskligt stöd
Frågorna till Alex ger ett datadrivet underlag för utvecklingen av svarsbanken. Nu går det att se, svart på vitt, vilka frågor som eleverna har och tjänsten kan anpassas efter det. Det blir inte lika subjektivt som på en gymnasiemässa, där det ibland kan vara svårt att skapa en klar minnesbild av vad eleverna vill veta. Samtidigt blir det möjligt att se vilka frågor Alex inte kan ge något bra svar på, vilket också ger ett gott stöd för det fortsatta arbetet.
– Om Alex inte kan ge något bra svar på en fråga, kan eleven välja att bli kontaktad av någon av våra SYV:are. Vi har en kanal i Teams där SYV:are från alla våra gymnasieskolor finns. Det gör att eleven snabbt kan få svar på de frågor som Alex ännu inte har lärt sig att svara på.
Det gäller att lära sig vad som händer under huven
Lärande i Sverige har en central ansvarig utvecklare som arbetar med att digitalisera olika processer i skolornas verksamheter. Efter att det bestämts att en digital assistent skulle utvecklas, föll valet på Microsoft Virtual Power Agent som plattform för att utveckla boten. En konsult satte upp miljön och lärde utvecklaren hur den fungerar, så att hon och den centrala studie- och yrkesvägledaren skulle kunna använda den framöver, säger Lena Tamme.
– Det är viktigt att inte bara köpa in konsulttimmar. Det gäller också att förstå vad som händer under huven, så att vi själva kan driva utvecklingen vidare. Eftersom jag tidigare arbetat som konsult, vet jag att det är fördelaktigt ur ett säljperspektiv att få skapa värde hos kunden under en längre tid. Men som köpare vill jag förstås inte betala för fler timmar än vad som är nödvändigt. Vi krävde därför att få tillgång till verktyget och en introduktion till hur det fungerar. Gränssnittet är intuitivt och lättanvänt, så det var inga problem att komma igång. Tröskeln är låg. Däremot tar det mycket tid att lära upp Alex, så att hen kan ge en tillfredsställande service till eleverna.
Gör inköp som kan leda till önskvärda effekter
När det sker investeringar i digital teknik i skolan, är det avgörande att ha en någorlunda skarp bild av syfte och mål. Att kunna ge en bättre vägledning till intresserade elever är ett bra exempel. Det handlar inte i första hand om att köpa produkter, utan om att göra inköp som kan leda till önskvärda effekter i verksamheten. Det här behöver både enskilda och kommunala skolhuvudmän bli mer skickliga på, menar Kristina Björn, utbildningsstrateg och senior projektledare på RISE.
– När beställningskraven formuleras, gäller det att utgå från målgruppens förutsättningar och behov. I skolan rör det sig för det mesta om eleverna. Hur ser det ut ur deras perspektiv? Vilken typ av lösning kan gynna dem bäst? Vad behöver vi tänka på? Det är det här som ska sätta ramarna för inköpet eller upphandlingen. Ju tydligare man kan vara med vilka effekter man vill uppnå med sin investering, desto bättre är det för verksamhetsutvecklingen – och för leverantörerna.
Skolhuvudmän har börjat se inköp och upphandling av digital teknik som ett medel för en önskad utveckling mot konkreta mål. De arbetar mer medvetet för att de stora investeringar som görs verkligen ska ge de effekter de vill se, säger Kristina Björn.
– Det finns en ökad förståelse för att upphandlingsarbetet är styrande för utvecklingsarbetet, och att det faktiskt går att skapa lägen som man gillar. Det gäller att sätta samman ett team med kompletterande kompetenser som tillsammans kan formulera kraven på de produkter och tjänster som behöver köpas in. Förberedelsearbetet och kännedomen om verksamheten är den avgörande faktorn. Inköps- eller upphandlingskompetensen behövs egentligen inte förrän det är dags att inleda den formella upphandlingsprocessen.
Arbeta stegvis och verksamhetsnära
På Lärande i Sverige är man redan vana vid att arbeta på det här sättet. Därför var det inga problem att sätta samman en projektgrupp som kunde arbeta effektivt och målmedvetet, säger Lena Tamme.
– Verksamhetsnära kompetens är helt avgörande. De som ska fatta besluten måste verkligen förstå vad det handlar om och vilka förutsättningar som gäller. Det gäller också att tänka efter kring utveckling och förvaltning av den lösning som tas fram. Att anlita en konsult var nödvändigt för att komma igång, men vi behövde samtidigt föra över kompetens till vår egen organisation för att kunna fortsätta arbetet. Vi vill inte vara beroende av extern hjälp, utan vill själva kunna sköta det själva.
Utvecklingsarbetet ska inledas i liten skala. Efter att ha provat sig fram och justerat efter hand, blir det möjligt att lansera en lösning som gradvis kan skalas upp och utvidgas till andra områden, tillägger Lena Tamme.
– Det måste först finnas lärdomar och erfarenheter att bygga vidare på. Fler idéer kommer garanterat! Alex befinner sig fortfarande på ett tidigt stadium i utvecklingen, men det är redan uppenbart att konceptet fungerar och att det kan komma till nytta i fler sammanhang. Vi har till exempel börjat utveckla en chatbot med arbetsnamnet Göran, som ska finnas i Teams och hjälpa lärare och mentorer att använda verktyg och resurser i vårt digitala ekosystem.
Trygghet och mod är avgörande faktorer
De projektansvariga på Lärande i Sverige har satt sig in i behoven och genomfört ett grundligt förarbete som löper genom hela organisationen. Det resulterar i att alla känner sig trygga med lösningen, både skolledning, lärare och studievägledare, säger Björn Flintberg, projektledare på RISE.
– I en fristående skolverksamhet sitter man ofta närmare varandra och arbetar på andra sätt än i en kommunal. Det gör att det blir lite lättare att arbeta med den här typen av progressiv utveckling. Trygghet och ett tydligt stöd genom hela verksamheten är nödvändig för att lyckas med det här. Det är många som bevakar en offentlig skolhuvudman: föräldrar, lokala medier, och så vidare. Luppen är på hela tiden. I och för sig är det bra att det förekommer granskning, men det kan också hämma möjligheten att hitta nya, produktiva lösningar.
Lagen om offentlig upphandling (LOU) är en annan faktor att ta hänsyn till för en kommunal skolhuvudman. Men det är egentligen inte lagen i sig som skapar utmaningar, utan att den ibland tillämpas på ett gammaldags sätt, påpekar Björn Flintberg.
– Ett ganska vanligt bekymmer är att kommunjuristen inte är specialiserad på LOU. Det kan leda till att juristen blir lite extra försiktig för att undvika risken för rättslig prövning. Lagen i sig är, som sagt, inte något hinder. Ofta är det rutiner och osäkerhet som bromsar en kreativ utveckling. Organisationen måste bli progressiv och arbeta mer systematiskt med ledarskap och verksamhetsutveckling, även i upphandlingssammanhang. Det gäller förstås inte enbart för kommunala skolhuvudmän, utan också för fristående. Man måste se framåt och våga leta efter nya vägar.
Tänk nytt och ställ tydliga krav som kan förverkliga målen
Det är både viktigt att ta innovativa grepp och att kunna ställa tydliga krav. Om vi inte vågar prova nya lösningar, får vi aldrig veta om de fungerar. Och om vi inte ställer tydliga krav när vi köper in, får vi inte vad vi behöver för att nå fram till våra mål, säger Lena Tamme.
– Det räcker inte att köpa en färdig produkt som installeras åt oss. Vi måste kunna bygga vidare själva. Förutom att vi måste lära oss att använda tekniken, måste vi ställa krav på bland annat öppna API:er. Vi får inte fastna i lösningar som låser in oss och snabbt blir föråldrade.
Leverantören måste vara väl insatt i sitt område och även kunna föra vidare kompetensen. Det har fungerat utmärkt i arbetet med Alex. När hen är vuxen är det dags att ta nästa steg i utvecklingen, konstaterar Lena Tamme.
– Vi kommer nog bland annat att titta närmare på hur vi kan automatisera olika processer i vår verksamhet. Dessutom har vi en stor och grumlig datasjö som vi behöver lära oss att dra nytta av. Hur kan vi strukturera och visualisera den så att den kan används till att förbättra vårt kvalitativa analysarbete? Precis som i arbetet med våra chatbotar, ska vi lyfta blicken, ta reda på vad vi inte vet, lära oss av leverantören och prova i liten skala. Därefter kan vi efterhand skala upp och bredda. Om det visar sig att lösningarna inte fungerar, lägger vi dem åt sidan och funderar på andra vägar.
