Etikett: Skolans administration

Veckans spaning: Digital administration av praktik, aktionsforskning om digital kompetens och vägledning för lärlabb

Veckans spaning: Digital administration av praktik, aktionsforskning om digital kompetens och vägledning för lärlabb

Veckans spaning ger en översiktlig bild av vad som är på gång just nu inom digitalisering och lärande. Spaningen finns även som nyhetsbrev.

Digital administration av elevernas praktik

I tisdags publicerade Spaningen en artikel om den webbaserade tjänsten Samverka.nu, som drivs av Patrick Aspling och hans företag Learn-IT Umeå. Tjänsten innehåller flera automatiserade funktioner som effektiviserar och underlättar huvudmännens administrativa arbete med prao och APL. Den kan också förenkla hanteringen av andra praktikformer och övrigt samarbete mellan skola och näringsliv.

Databasen över praktikplatser utgör själva navet, men tjänsten är betydligt mer än enbart ett bokningssystem. De olika funktionerna runt omkring själva bokningen sparar sannolikt mest tid och pengar åt huvudmännen.

Den automatiserade hanteringen av praktikkort är ett exempel på en sådan funktion. När en bokning är klar, skickas ett praktikkort till praktikplatsen med datum, information om eleven och specifika arbetsuppgifter samt plats för registrering av närvaro och handledarutlåtande. Riskbedömningen, som ska göras av både huvudmannen och företaget innan eleven skickas ut, är ett annat exempel. När en praktikplats lagts in i systemet, skickas ett formulär för riskbedömning automatiskt till företaget. Huvudmannens administratörer ser när företaget har svarat och kan antingen godkänna svaret eller be om en komplettering.

Samverka.nu innehåller flera olika verktyg för att samla in praktikplatser. Ett av verktygen gör det möjligt för företag att registrera sig som praktikplats i databasen, vilket innebär att de får förfrågningar ett par gånger om året. Det finns också ett verktyg som gör det möjligt för eleverna att registrera egna praktikplatser. Administratörerna kan spara uppgifterna och göra dem tillgängliga för alla, om företaget går med på det.

Elever är ofta intresserade av specifika branscher och yrken. För att göra det lättare för dem att hitta en praktikplats som de är intresserade av, är praktikplatserna märkta i enlighet med Arbetsförmedlingens yrkesområden och -kategorier.

Huvudmännen hanterar bokningen av praktikplatser på olika sätt. Några har principen “först till kvarn”, medan andra vill arbeta mer aktivt med att matcha eleverna mot passande praktikplatser. I Samverka.nu finns ett formulär som fungerar som en önskelista för de kommuner som föredrar att arbeta med matchning. Eleverna kan fylla i vilka praktikplatser de är intresserade av och samtidigt rangordna dem. När den ansvarige har delat ut en plats, stryks den automatiskt från de andra elevernas listor.

Det blir allt vanligare att Samverka.nu används för att hantera alla praktikformer som huvudmannen ansvarar för. Många huvudmän vill ta ett centralt grepp över praktiken för att öka samordningsvinsten. Vid sidan av praktiken, kan huvudmännen använda systemet för att hantera alla former av samarbete med näringslivet, till exempel studiebesök och föreläsningar.

Branschorganisationer och större företagskedjor med bristyrken vill gärna synas i Samverka.nu. Att erbjuda praktikplatser är ett effektivt sätt för arbetsgivare och branschorganisationer att marknadsföra sig mot ungdomar och kanske till och med kunna påverka gymnasieval och val av högskoleutbildning. Det öppnar också nya vägar framåt för Samverka.nu.

Aktionsforskning om digital kompetens i undervisningen

Nyligen avslutades aktionsforskningsprojektet Digital dannelse og kompetenceudvikling (DiDak), som Spaningen tog upp i april förra året. Det drevs av Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier (CUDiM) vid Århus universitet tillsammans med fem utvalda gymnasieskolor, på uppdrag av danska utbildningsdepartementet.

Syftet med DiDak var att testa olika ramverk för hur lärare kan förändra sin ämnesundervisning så att den även hjälper eleverna att utveckla sin digitala kompetens. 2017 trädde gymnasiereformen i kraft, vilket bland annat betyder att utbildningarna ska förbereda eleverna på de villkor och förutsättningar som gäller i ett digitalt samhälle. Därför är det viktigt att börja undersöka vad som krävs för att detta ska fungera i praktiken och att sprida kunskap och erfarenheter vidare.

Forskare och lärare tog fram och testade ramverk för undervisning i informationssökning och kritisk informationshantering (informationskompetencer), diskussioner och samarbete på nätet (deltagelseskompetencer) samt digitalt skrivande och skapande (produktionskompetencer). Tanken var att börja i liten skala i ämnena för att sedan successivt skala upp.

I slutrapporten ges en sammanfattning av hur man arbetade med ramverken för att göra utvecklingen av elevernas digitala kompetens till en del av ämnesundervisningen. Rapporten Digitale kompetenceområder redogör för hur digital kompetens definierades och operationaliserades i DiDak. Digitale kompetencer i fagene beskriver de olika ramverk som fungerade som utgångspunkt för undervisningsförlopp och lektionsplaner.

Danmarks Evalueringsinstitut (EVA) skriver i sin utvärdering att DiDak har stärkt det pågående arbetet kring digitalisering och digital kompetens och även gett större legitimitet åt arbetet. Projektet har stärkt existerande praxis, men har inte lett till någon mer djupgående förändring av undervisningen. EVA tillägger att projektet inte har fått någon bred förankring på skolorna. Lärare som inte deltog i projektet har inte fått någon inblick i vad det handlar om.

Tidsbrist och besparingar på skolorna uppges som två viktiga skäl till att arbetet inte kommit ur den tidiga, experimentella fasen. Gymnasiereformen ska implementeras och det kräver mycket tid. EVA påpekar i utvärderingen att ramverken ger en god överblick av hur lärare kan tänka kring och arbeta med digital kompetens. De kan därför ligga till grund för det fortsatta arbetet på skolorna och även spridas vidare.

94% av eleverna upplever att skolan fokuserar på att ta tillvara it och digitala medier i undervisningen. 85% menar att de har blivit bättre på att förstå och använda de digitala möjligheterna. Däremot är det bara 36% av eleverna som säger att läraren använder tekniken på sätt som stärker deras kunskaper och lärande.

EVA konstaterar att det krävs mer tid och fler systematiska försök, tillsammans med kompetensutveckling i didaktik för lärarna, för att tillämpa och förankra resultaten från DiDak och för att se till att elevernas lärande utvecklas och förbättras.

En vägledning för dem som vill bygga lärlabb

2012 startade Future Classroom Lab i Bryssel, en satsning på att skapa ett fysiskt rum – ett lärlabb – för pedagogiskt nytänkande och förändring. Future Classroom Lab drivs av Europeiska skoldatanätet och växte fram ur utvecklingsprojektet iTEC, där man tillsammans med utbildningsdepartement i fjorton länder utvecklade och prövade scenarier för framtidens klassrum och framtidens lärande.

Arbetet i Future Classroom Lab har väckt stort intresse och bland annat resulterat i att omkring 200 liknande miljöer har skapats runt om i världen. Nu har Europeiska skoldatanätet tagit fram en vägledning som ger hjälp och stöd åt dem som vill starta den här typen av verksamhet. Vägledningen bygger på erfarenheter från lärarutbildare, skolledare och lärare, som startat egna lärlabb, inspirerade av verksamheten i Bryssel. Den innehåller också fördjupande fallstudier från sex europeiska länder.

Vägledningen beskriver uppbyggnaden av ett lärlabb som en process i fyra steg.

Steg ett handlar om motivation. Det finns ett intresse av att utveckla skolans undervisning och att skapa en plats för nytänkande och experimenterande. Här gäller det att söka inspiration från andra som tänker i liknande riktningar, att åka på studiebesök och knyta kontakter. Det är också viktigt att börja tänka igenom vad man vill göra och vilka mål som ska uppnås.

Nästa steg är att fortsätta med researchen och att förbereda den kommande verksamheten. Till exempel kan det vara en bra idé att besöka Future Classroom Lab i Bryssel, liksom att fördjupa kontakter med skolor, universitet och företag som har intressanta verksamheter. Se efter om det finns lämpliga lokaler på skolan, undersök om den tekniska infrastrukturen är tillräcklig, vilken utrustning som krävs, om det behövs kompetensutveckling, och så vidare. Börja fundera på hur mycket finansiering som krävs och sondera möjliga vägar att ordna den. Finns det offentliga medel att söka? Är företag intresserade av att sponsra verksamheten?

I det tredje steget handlar det om att skapa ett projektteam och att initiera samarbete med it-avdelning och it-pedagoger. Diskutera med lärare, föräldrar och elever och fånga upp deras tankar och idéer. Knyt kontakter med möjliga partners och finansiärer. Gör upp en plan och skissera på hur verksamheten ska se ut och fungera.

Det fjärde och sista steget handlar om genomförande. Nu är det dags att börja bygga upp verksamheten. Hur ska lokalen se ut och vad behöver göras för att den ska bli som det är tänkt? Ordna den tekniska utrustning som behövs. Vad finns redan tillgängligt? Vad behöver köpas in? Vilka teknikrelaterade utmaningar kan identifieras och vilka typer av stöd behövs? Sätt igång verksamheten, visa vad som är möjligt och ge lärarna den hjälp och det stöd som de behöver för att börja arbeta med lärlabbet.

Veckans tips

Forskargruppen på Pedagogisk inspiration i Malmö har precis startat en blogg på temat skolutveckling på vetenskaplig grund. Här kommer man bland annat informera om pågående uppdrag, berätta om aktuell forskning, ge litteraturtips och dela med sig av tankar och idéer kring aktuella ämnen.

Enligt skollagen ska all utbildning vila på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Men vad är egentligen vetenskaplig grund? I det allra första inlägget tas det en närmare titt på själva begreppet och vad det innebär. 

Digital administration av praktik effektiviserar arbetet och underlättar samverkan mellan skola och näringsliv

Digital administration av praktik effektiviserar arbetet och underlättar samverkan mellan skola och näringsliv

Manuell administration av prao och APL riskerar att kräva mycket tid och arbete av skolhuvudmännen. En digital lösning med automatiserade funktioner effektiviserar och underlättar det administrativa arbetet. Den kan också förenkla hanteringen av andra praktikformer och övrigt samarbete mellan skola och näringsliv. Samverka.nu, en webbaserad tjänst som används av ett sextiotal kommuner runt om i landet, är ett exempel på en sådan här lösning.

Ett digitalt stöd åt det administrativa arbetet

Samverka.nu drivs av grundaren Patrick Aspling och hans företag Learn-IT Umeå sedan 2003. Sommaren 2018 blev prao på grundskolan återigen obligatorisk, och sedan dess har Samverka.nu upplevt en närmast explosiv tillväxt av kunder. Ett stort antal huvudmän lade ner sin praoverksamhet när den inte längre var obligatorisk, eftersom den var så tidskrävande att hantera. Därför är det många som ser värdet och behovet av en digital tjänst som kan ge stöd åt det administrativa arbetet.

Databasen över praktikplatser utgör själva navet i Samverka.nu. Innehållet i det formulär som används för att registrera praktikplatser tas fram i samverkan med huvudmännen. Tidigare samlades svaren från företagen in med pappersformulär eller mail. Med en databas, som automatiserar processen, blir det betydligt enklare, konstaterar Patrick Aspling.

  – Administratörer och kontaktpersoner hos de olika huvudmännen ansvarar för att ordna praktikplatserna. Vi står till tjänst med systemet, som vi bygger och utvecklar i dialog med våra kunder. En av mina viktigaste uppgifter är att vara en länk mellan programmerare och kunder. Ibland är det en utmaning att både få programmerarna att förstå verksamheten och att få de ansvariga hos huvudmännen att förstå teknikens möjligheter och utmaningar. Här har jag stor nytta av att ha arbetat länge som it-pedagog och som lärare!

Funktioner som sparar tid och pengar

Det är vanligt att enbart se Samverka.nu som ett bokningssystem för prao och APL, men tjänsten innehåller betydligt mer än så, påpekar Patrick Aspling. Egentligen är det nog de olika funktionerna runt omkring själva bokningen som sparar mest tid och pengar, menar han.

  – Ett exempel är den automatiserade hanteringen av praktikkort. När en bokning är klar, skickas ett praktikkort till praktikplatsen med datum, information om eleven och specifika arbetsuppgifter samt plats för registrering av närvaro och handledarutlåtande. Ett annat exempel är riskbedömningen, som ska göras av både huvudmannen och företaget innan eleven skickas ut. Det gäller att säkerställa att platsen passar för eleven och att den inte innebär några risker. När en praktikplats lagts in i systemet, skickas ett formulär för riskbedömning automatiskt till företaget. Huvudmannens administratörer ser när företaget har svarat och kan antingen godkänna svaret eller be om en komplettering.

Trots att de automatiserade funktionerna innebär stora tidsvinster för huvudmännen, är de inte alltid helt bekväma med att släppa ifrån sig kontrollen.

  – Det finns fortfarande en viss rädsla för automatisering på många håll. Man undrar om tekniken verkligen klarar av det här. Nu har vi haft automatisering av praktikkort och riskbedömning ganska länge, och många börjar uppskatta att de slipper allt manuellt arbete. Det räcker att hålla ett öga på statuskontrollen, så är det klart!

Lagar och regelverk måste följas

Det gäller att se till att funktionerna i Samverka.nu följer gällande lagar och regelverk. Beträffande arbetsmiljö och riskbedömning gäller olika regler beroende på om eleverna är 13, 15 eller 18 år. Samverka.nu utgår ifrån Skolverkets och Arbetsmiljöverkets anvisningar, men tyvärr är de inte så tydliga som man kan önska. Det anges till exempel inte hur riskbedömningen ska gå till, vilka kriterier som gäller och hur kriterierna ska bedömas, säger Patrick Aspling.

  – Många risker kan uppstå på en arbetsplats, och det är förstås omöjligt att ta fram ett formulär som täcker in allt. Ett formulär måste alltså anpassas efter varje praktikplats. Problemet hamnar i regel i knäet hos huvudmännen, som sitter var och en för sig och klurar på vad som ska finnas med. Arbetet tar många timmar och de känner sig ändå inte säkra på att riskbedömningen lever upp till kraven. Om Skolverket och Arbetsmiljöverket tog fram en mall som täcker in allt som måste vara med, skulle arbetet bli mycket enklare. Det här är något som hela skolsverige sitter och hoppas på!

Ett system med gemensamma funktioner som kan användas av alla

Hanteringen av praktikverksamheterna i olika kommuner skiljer sig ganska mycket från varandra. Därför är det något av en utmaning att skapa ett system med gemensamma funktioner som kan användas av alla huvudmän, menar Patrick Aspling. Några kommuner anställer en eller flera personer som ansvarar för anskaffningen av praktikplatser, andra vill att eleverna ska praktisera i någon av de många kommunala verksamheterna. Ytterligare några överlåter åt föräldrar och elever att själva ordna praktikplats.

Samverka.nu innehåller flera olika verktyg för att samla in praktikplatser. Det blir allt vanligare att kommuner arbetar aktivt med det lokala näringslivet, anordnar företagsträffar och strävar efter att få igång ett samarbete. Ett av verktygen gör det möjligt för ett företag att registrera sig som praktikplats i databasen, vilket innebär att de får förfrågningar ett par gånger om året.

  – Det här betyder att huvudmannen lätt kan göra massutskick av mail till företag med förfrågan om olika typer av praktik, till exempel prao. Företaget får en länk till ett formulär där de kan ange om de kan ta emot elever under en viss tidsperiod och hur många det i så fall rör sig om. När formuläret är ifyllt, registreras informationen automatiskt i vår databas utan att administratören behöver göra något.

Det finns också ett verktyg som gör det möjligt för eleverna att registrera egna praktikplatser. Standardinställningen är att informationen enbart sparas för eleven, men administratörerna kan spara uppgifterna och göra dem tillgängliga för alla, om företaget går med på det. Det är ett smidigt sätt för huvudmannen att successivt få in nya praktikplatser i systemet.

Elever är ofta intresserade av specifika branscher och yrken. För att göra det lättare för dem att hitta en praktikplats som de är intresserade av, är praktikplatserna märkta med yrke och yrkesområde. Samverka.nu använder Arbetsförmedlingens yrkeskategorier och -områden för att se till att märkningen sker på ett standardiserat sätt.

“Först till kvarn” eller aktiv matchning mot praktikplatser

Huvudmännen hanterar bokningen av praktikplatser på olika sätt. Några har principen “först till kvarn”, medan andra vill arbeta mer aktivt med att matcha eleverna mot passande praktikplatser. Båda metoderna har sina för- och nackdelar. Om det är den elev som är snabbast som får praktikplatsen, är det eleverna som själva gör arbetet. Nackdelen med detta är att eleverna tvingas att tävla mot varandra. I matchningsmodellen kan det bli mer rättvist, men det kräver samtidigt mer arbete med administrationen. Vilken modell man väljer, beror på inställningen till huvudmannens roll, säger Patrick Aspling.

  – Vi har tagit fram ett formulär som fungerar som en önskelista för de kommuner som föredrar att arbeta med matchning. Eleverna kan fylla i vilka praktikplatser de är intresserade av och samtidigt rangordna dem. Det betyder att flera elever kan söka samma plats, och sedan är det upp till den som är praktikansvarig att göra matchningen. När den ansvarige har delat ut en plats, stryks den automatiskt från de andra elevernas listor.

Inställningen till praktik över kommungränsen varierar mellan kommunerna. I några delar av landet, till exempel i Region Skåne, uppmuntras samverkan över kommungränserna. Här använder de flesta kommunerna Samverka.nu, vilket gör det väsentligt enklare att sköta administrationen gemensamt.

Samverka.nu kan hantera alla praktikformer

Det blir allt vanligare att Samverka.nu används för att hantera alla praktikformer som huvudmannen ansvarar för. På gymnasieskolor med arbetsplatsförlagt lärande (APL) är verksamheten ofta väldigt personberoende. En eller ett par lärare har byggt upp egna nätverk och sköter all kontakt med praktikplatserna.  Det betyder att om en lärare slutar, så försvinner hela nätverket. För att undvika det, kan kontakterna istället hanteras i Samverka.nu, säger Patrick Aspling.

  – Det är tydligt att många huvudmän vill ta ett centralt grepp över praktiken för att öka samordningsvinsten. Ofta är det samma praktikplatser det handlar om, både på grundskolan och på gymnasiet. Istället för att eleverna ska konkurrera med varandra, kan man sprida praktiken jämnare över läsåret.

Samverka.nu kan hantera skolans samarbete med näringslivet

Vid sidan av praktiken, kan huvudmännen använda systemet för att hantera alla former av samarbete med näringslivet, till exempel studiebesök och föreläsningar. Det gör det lättare att få en överblick av vilka datum som är möjliga, hur stora grupperna kan vara, vilka typer av innehåll det rör sig om, och så vidare. Informationen kan också filtreras efter målgrupp. Därmed blir det lätt att se om aktiviteten vänder sig till lärare eller till studie- och yrkesvägledare.

  – Det här underlättar förstås för huvudmännen, men det är också något som företagen föredrar. Det är enklast om alla kontakter han hanteras i ett system. Företagen kan få login, så att de själva kan administrera sina uppgifter och se till att informationen är uppdaterad och korrekt.

Identitetsfederation och standardisering

För närvarande innehåller inte Samverka.nu särskilt mycket data som behöver överföras till andra system som används i skolan. Närvaro och utlåtanden från handledare är två undantag, men de hanteras fortfarande manuellt eftersom det finns så många olika system för detta. En lösning skulle kunna vara att exportera datan till ett standardiserat format som sedan kan läsas in i olika system. Men här har man ännu inte kommit särskilt långt, påpekar Patrick Aspling.

  – Vi är däremot gång med att implementera Skolfederation, så att personal och elever automatiskt kan komma in i Samverka.nu när de är inloggade i skolans system. På många håll handlar det om så många personer att det blir alldeles för bökigt att hantera inloggningen manuellt. Det blir alltså en avsevärd förbättring när man kan automatisera det här.

Skräddarsydda funktioner och nya vägar för Samverka.nu

En viktig lärdom från de senaste par årens snabba tillväxt, är att det blir allt svårare att ha homogena och statiska funktioner i Samverka.nu. Patrick Aspling och hans medarbetare ska därför försöka bygga funktionerna så att huvudmännen i möjligaste mån kan göra egna, anpassade inställningar och även skapa eget innehåll.

Det är uppenbart att branschorganisationer och större företagskedjor med bristyrken gärna vill synas i Samverka.nu. Att erbjuda praktikplatser är ett effektivt sätt för arbetsgivare och branschorganisationer att marknadsföra sig mot ungdomar och kanske till och med kunna påverka gymnasieval och val av högskoleutbildning. Det öppnar nya vägar för Samverka.nu, säger Patrick Aspling.

  – Än så länge har vi enbart arbetat med praktik i skolan, och framför allt med praon. Nu vill vi även utveckla Samverka.nu mot liknande verksamheter på andra marknader, utanför skolan. Framöver kommer vi att arbeta både på nationell och regional nivå för att uppmana företag att registrera sig och erbjuda praktikplatser och andra samarbetsmöjligheter. Vi arbetar också redan nu med arbetsmarknadsavdelning och socialtjänst i några kommuner. Det är ett steg i rätt riktning!