Etikett: Skolans administration

På väg mot en färdplan för skolans digitalisering i Eskilstuna kommun

På väg mot en färdplan för skolans digitalisering i Eskilstuna kommun

Den digitala utvecklingen öppnar nya möjligheter att utveckla och förbättra administration och undervisning i skolan. Men att använda tekniken är i sig ingen garant för vare sig förändring eller kvalitet. Huvudmännen måste veta vart de vill nå, formulera visioner, analysera nuläget, ta fram lämpliga åtgärder och förankra utvecklingsarbetet i hela organisationen. Just nu är Eskilstuna kommun – en av RISE skolpartners – i startgroparna för att börja arbeta med en sådan färdplan.

Hela styrkedjan måste vara med

Att förstå och hantera digitaliseringen är en komplex och utmanande uppgift för alla som arbetar i och med skolan. Den nationella strategin och den nationella handlingsplanen sätter ramarna för vad som ska göras, men arbetet måste konkretiseras och genomföras av huvudmännen.

Hos en kommunal skolhuvudman är det förvaltningsledningens uppdrag att ge så bra förutsättningar som möjligt. Framför allt gäller det att skapa en sammanhängande röd tråd från de politiska besluten till verksamhetsstyrningen och det dagliga arbetet i förvaltningen och ute på kommunens skolor. Hela styrkedjan måste vara med för att det här verkligen ska fungera, konstaterar Ranald MacDonald, digital strateg på barn- och utbildningsförvaltningen i Eskilstuna kommun sedan hösten 2018.

  – Digitaliseringen och de effekter vill uppnå med den är en central uppgift för alla verksamheter i kommunen. Därför måste vi arbeta tillsammans och hjälpa varandra över förvaltningsgränserna. För att klara det behöver vi en färdplan med en tydlig målbild, en klar strategi och en konkret handlingsplan. Här är vi nu.

Barn- och utbildningsförvaltningen behöver en egen utvecklingsorganisation

Ett program för kommunens samlade verksamhet är på gång. Innan den är på plats ska barn- och utbildningsförvaltningen börja med att dra upp sina egna riktlinjer och mål och genomföra de åtgärder som krävs för att få fart på arbetet med skolans digitalisering, menar Ranald MacDonald.

  – Barn- och utbildningsförvaltningen behöver en egen utvecklingsorganisation som kan leda det samlade digitala utvecklingsarbetet, från förskolan till och med gymnasiet. Vi måste hitta arbetsformer och beslutsstrukturer som gör att vi kan ge ett bra administrativt och pedagogiskt stöd för alla verksamheter. Det är också viktigt att kunna fungera som en bra kontaktyta gentemot kommunens it-avdelning.

Idag skiljer sig tillgången till och användningen av digitala verktyg i undervisningen åt mellan kommunens skolor. Eleverna har därför inte likvärdiga möjligheter att utveckla en adekvat digital kompetens. Eftersom det inte tidigare har funnits någon samlad plan och strategi för skolans digitalisering, har det under åren även vuxit fram en omfattande, kostnadsdrivande och svårhanterlig flora av administrativa datasystem. På många håll är man inlåsta i gamla digitala system som inte är anpassade efter dagens behov och förutsättningar.

Modellstyrning gör det möjligt att standardisera och effektivisera

För att få bättre ordning på det här, har barn- och utbildningsförvaltningen, som en av de första förvaltningarna i kommunen, infört PM3, en holistisk modell för systemförvaltning i en organisation. Modellen bygger på en uppdragsstyrd förvaltning med proaktiva arbetssätt, klara ansvarsroller och tydliga principer för prioritering och uppföljning. Syftet är att skapa en strukturerad och affärsmässig samverkan mellan förvaltningen och dess olika it-partners. Samverkan ska bygga på gemensamma synsätt och ömsesidig nytta. Behov och krav definieras av förvaltningen, kostnaderna blir synliga och det går att kontrollera att insatserna får avsedd effekt.

  – En modellstyrning gör det möjligt att standardisera, så att alla använder samma system och vi får en mer långsiktig och kostnadseffektiv systemförvaltning. Vi ska rulla ut och kan ta hem effektmål. Vi är mitt i en transformation och samtidigt ska vi hantera saker som införandet av Office 365 i hela organisationen och även genomföra en digital kompetensutveckling av den administrativa personalen. En kommun av Eskilstunas storlek behöver en stabil grund att stå på för att klara av det här.

Framöver gäller det att titta närmare på mer resurskrävande processer i förvaltningen, för att få bättre kunskap om hur de kan få ett bättre digitalt stöd än idag. Bland annat är det viktigt att snart få till en digital elevhälsa. Inte bara för att papper ska bort, utan framförallt för att dra nytta av systemens möjlighet att följa eleven genom skolåren och att erbjuda anpassade insatser. Skolval och fakturering är andra exempel på områden som kanske kan automatiseras. Här kan erfarenheterna från Lunds kommun sannolikt vara till hjälp, säger Ranald MacDonald.

  – Vår målsättning är att tänka digitalt först och att arbeta datadrivet. Det förutsätter att vi inför centrala, standardiserade system och gemensamma arbetssätt. Det ger en betydligt bättre tillgång till strukturerade data och det blir enklare att effektivisera och att förbättra olika verksamheter. Vi kan även delta i olika forsknings- och utvecklingsprojekt, eftersom vi då har tillgång till de typer av data som behövs i sådana sammanhang. Det är den positiva spiralen vi vill in i.

En gemensam målbild och stöd från den centrala ledninge

Barn- och utbildningsförvaltningen ska ta fram handlingsplaner och utvecklingsstöd för alla skolformer, så att de får likvärdiga möjligheter för digitalisering och skolutveckling. Det är viktigt att systematiskt samla in de behov som finns ute på skolorna, för att kunna ge dem hjälp och stöd som för utvecklingsarbetet framåt. It-pedagogerna behöver ha en gemensam målbild och stöd från den centrala ledningen för att kunna arbeta målinriktat för adekvat digital kompetens och digital likvärdighet i Eskilstuna kommun.

  – Vi ska också skapa ordning bland de lärresurser som skolorna använder, utvärdera dem och se till att de är tillgängliga för alla. Även detta behöver förvaltas. Vi måste också fundera på vad som ska hanteras centralt och vad skolorna själva kan ta ansvar för. Federerad identitet och single sign-on är andra åtgärder som snart står på tur. Det måste vara enkelt att använda de lärresurser som lärare och elever har tillgång till.

Det är också angeläget att ta ett samlat grepp kring dataskyddsförordningen för att säkerställa att känsliga personuppgifter hanteras på ett lagenligt och säkert sätt.

  – De allra flesta appar som används i undervisningen kräver inte så många personuppgifter, så den processen hör till dem som vi snart kan automatisera. Det är betydligt mer komplicerat när det kommer till elevregister, lärplattformar och liknande administrativa system. Här måste vi ha en bättre bild av hur integritet och säkerhet hanteras. Antagligen behöver vi rekrytera en dataskyddssamordnare som kan hjälpa oss att få ordentlig ordning på det här.

Tydliga definitioner och långsiktiga mål

På de allra flesta håll underskattar man nog den tid det tar att utveckla och förändra en organisation. Här finns det mycket att reflektera kring och att ta tag i, betonar Ranald MacDonald.

  – Hur skapar vi den kritiska massa som behövs för att få igång förändringarna? Hur mycket tid ska vi lägga på förvaltning och hur mycket ska vi lägga på utveckling? Vi måste också väcka intresset och få fart på lärandet bland de som ska använda de digitala systemen. Det är helt omöjligt att utbilda alla, så vi måste börja tänka på hur vi kan få det här att mer eller mindre rulla av sig själv. Vilka typer av stöd kan vi ge?

Barn- och utbildningsförvaltningen behöver formulera långsiktiga mål för arbetet med skolans digitalisering. Det förutsätter att de begrepp som används, exempelvis digital kompetens, ges en så tydlig definition som möjligt och att man funderar på vilka krav som det här ställer på hård- och mjukvara, lärares kompetens, och så vidare. Annars blir det svårt att skapa de ekonomiska och praktiska förutsättningar som är nödvändiga. Det här är ett arbete som hela tiden måste fortsätta, eftersom begreppen behöver formuleras om i takt med den pågående teknik- och samhällsutvecklingen.

  – Vi behöver skapa ett större medvetande om vad digitalisering innebär i den konkreta undervisningssituationen. Vilket stöd behövs ute på skolorna för att det här ska fungera? Hur ska vi arbeta med det här på förvaltningsnivå? Vi behöver också lyfta fram och belysa olika dilemman i vardagen, till exempel mobilens roll i klassrummet eller oron för skärmtidens negativa konsekvenser. Hur ska vi hantera det här? Vad säger forskningen?

Tänk både på tekniken och på människan

Skolans digitalisering kommer att kräva mycket arbete under överskådlig tid. En ökad standardisering av datasystemen, en större rättssäkerhet och bättre möjligheter för läraren att ägna mer tid åt eleverna är några  av de vinster som kan ses, men det kräver också stora insatser när det gäller kravhantering, upphandlingar, och så vidare.

  – Om det här arbetet genomförs på ett systematiskt och reflekterande sätt, kommer det med största sannolikhet att ge mycket tillbaka. Men det kommer inte att ske imorgon och kanske inte heller nästa år. Perspektivet måste vara längre än så. Samtidigt är det omöjligt att planera för sådant som vi inte vet någonting om. Vad kommer till exempel AI och maskininlärning att betyda för skolan? Vad är viktigast att ta tag i just nu? Min uppgift, som digital strateg, är att se till att det blir en röd tråd genom allting. Det gäller att både ta hänsyn till de hårda och de mjuka värdena, att tänka på tekniken och på människan.

Veckans spaning: Robotisering i Lunds kommun, modern robotik på industriprogrammet samt utbildningens framtider

Veckans spaning: Robotisering i Lunds kommun, modern robotik på industriprogrammet samt utbildningens framtider

Veckans spaning ger en översiktlig bild av vad som är på gång just nu inom digitalisering och lärande. Spaningen finns även som nyhetsbrev

Robotiserad processautomatisering utvecklar administrationen i Lunds kommun

Den kraftiga ökningen av yngre i åldersgruppen 0-19 år samt äldre i åldersgruppen 80 plus, ställer allt större krav på samhällstjänsterna i Lunds kommun. Därför satsar kommunen sedan förra året på robotiserad processautomatisering som en kompletterande insats på flera förvaltningar. Igår publicerade Spaningen ett samtal med Henrik Salling, digitaliseringsstrateg på barn- och skolförvaltningen.

Lunds kommun har som kommunövergripande mål att överge pappersblanketter, för att istället gå över till e-tjänster. Automatiseringen är en fortsättning av det arbetet, som siktar på en mer effektiv användning av de ekonomiska resurserna, en ökad likvärdighet och en stärkt rättssäkerhet.

Robotiserad processautomatisering innebär att algoritmbaserade datorprogram (mjukvarurobotar) utför rutinartade administrativa arbetsuppgifter. Det här fungerar bäst för arbetsprocesser som görs regelbundet och i stor omfattning, som använder strukturerad data och som bygger på tydliga regler.

Ansökningar och beställningar är exempel på sådana processer. Den här typen av automatisering kräver noggranna förberedelser, men det innebär samtidigt att beslutsprocessen blir väl dokumenterad. Om någon har frågor, är det enkelt att visa varför beslutet blev som det blev.

Barn- och skolförvaltningen har börjat med att automatisera valet till förskoleklass, men man planerar att genomföra fler automatiseringar efterhand. Ansökan om skolskjuts och fördelningen av ekonomiska medel till kommunens skolor är två exempel. Här finns det klara och tydliga regler att följa. Med andra ord är det arbetsuppgifter som passar utmärkt att automatisera.

Barn- och skolförvaltningen har sedan tidigare en webbaserad e-tjänst där vårdnadshavarna väljer önskad skola för sitt barn. Här finns både de kommunala och nästan alla de fristående skolorna med. Efter ansökningstidens slut mäts alla elevers skolväg till alla skolor. Datan körs genom en algoritm, som är konstruerad efter kommunens urvalskriterier och som föreslår var placering ska ske. Roboten skriver sedan ut digitala beslut efter de kriterier som ställts upp, diarieför dem som egna ärenden och meddelar vårdnadshavarna.

Ibland uttrycker medarbetare en oro för att deras arbete ska försvinna och att robotarna ska ta över. Men egentligen handlar det om att människan ska göra det som hon är bäst på och att robotarna ska ta hand som det som är optimalt för dem. Automatiseringen gör det möjligt för medarbetarna att ägna en större del av sin arbetstid åt mänskliga möten och andra mer värdeskapande uppgifter, medan robotarna tar hand om rutinarbetet.

Robot i skola

Under 2020 genomför Tillväxtverket tillsammans med ABB pilotprojektet Robot i skola på fem gymnasieskolor i olika delar av landet. Det sker inom ramen för regeringsuppdraget Robotlyftet, som pågår till och med 2021, och som syftar till att öka små och medelstora företags kunskaper om möjligheterna med digitalisering, robotisering och automatisering. Om pilotprojektet faller väl ut, kommer det att förlängas med ett år.

Tanken med Robot i skola är att ge lärare och elever på industriprogrammet möjlighet att utveckla de kunskaper och förmågor som de små och medelstora industriföretagen behöver. Det sker en snabb global utveckling i riktning mot en smart industri, och det är viktigt att det svenska näringslivet hänger med. Robotar ersätter monotona arbetsuppgifter och ökar konkurrenskraften, och företag som robotiserar växer både i omsättning och i antal anställda. Med andra ord tillkommer fler arbetsuppgifter än det försvinner, men för att kunna möta detta måste medarbetarna ha rätt kompetens.

Fyra av gymnasieskolorna kommer under två veckor på vår- och höstterminen att få tillgång till ABB:s enarmade kollaborativa industrirobot YuMi som ett hjälpmedel i undervisningen. På den femte gymnasieskolan kommer man enbart att använda programvaran RobotStudio, som gör det möjligt för eleverna att utveckla program för robotens styrsystem OmniCore och att simulera användningen av dem i en realistisk miljö. 

Robot i skola ger tillgång till modern robotik, som ger en konkret och rättvisande bild av hur arbete inom industrin ser ut och fungerar idag. YuMi är en lättprogrammerad och smidig robot som verkar under säkert robotbeteende, vilket betyder att den kan användas utan stängsel, burar eller andra hinder. Namnet YuMi ska utläsas som “you and me”. Med andra ord handlar det om att människa och robot ska utföra arbetsuppgifterna tillsammans, sida vid sida.

I januari deltog två lärare från var och en av de fem skolorna i en veckolång utbildning i programmering och användning av YuMI på ABB:s affärsenhet Robotics i Västerås. Utbildningen var en anpassad variant av den som ges till medarbetare i industrin. Lärarna tillbringade också en del tid i ABB:s Robotics Experience Center, som invigdes i december förra året och som rymmer 25 olika industrirobotar.

Futures of Education: learning to become

Unesco och UniTwin Networks har nyligen initierat ett globalt samtal om kunskap, utbildning och undervisning, som fäster blicken 30 år framåt i tiden. Hur kan vi idag föreställa oss skolans och den högre utbildningens förutsättningar och möjligheter 2050? Vad behöver göras för att se till att utbildning och kunskap används för det gemensamma bästa och för att forma mänsklighetens och planetens framtid i en positiv riktning?

Representanter från mer 800 institutioner i 100 länder för att få såväl bredd som djup i perspektiven. Nästa år kommer man att presentera en samlad vision – Futures of Education: learning to become. Men redan nu har man gett ett bidrag till det fortsatta samtalet genom att samla artiklar från några av de inbjudna i en tematiskt ordnad antologi: Humanistic Futures of Learning. Den presenterades i slutet av förra månaden, på det första mötet för den internationella kommission som leder arbetet med att ta fram visionen.

En ekonomiskt inkluderande syn på utveckling, som bygger på social rättvisa och en långsiktigt hållbar miljö utgör den röda tråden i antologin. Artiklarna pekar bland annat på kulturens roll för att skapa värden och attityder som kan stärka hållbarheten i samhälle och miljö, betydelsen av en väl fungerande allmän utbildning såväl som andra rum för lärande samt den högre utbildningens ansvar för att skapa den kunskap som behövs för att utveckla och förändra världen.

I ett av antologins teman betonar flera artiklar behovet av att stärka människans kreativa och intellektuella förmåga när världen blir allt mer digital. Det handlar både om att utveckla nya förmågor och insikter för att använda möjligheterna med AI för det gemensamma bästa och att utnyttja digitaliseringen för att göra undervisningen mer aktiv och skapande.

När arbetet med den nya visionen sattes igång, konstaterades att kunskap och lärande är mänsklighetens största förnyelsebara resurs för att möta utmaningar och för att skapa nya lösningar. Men utbildning handlar inte enbart om att kunna hantera en värld som förändras, utan också om att förändra den och att gemensamt skapa en hållbar framtid.

Veckans tips

Akademiska kvarten är Natur & Kulturs kvartslånga podd där man samtalar med lärare och forskare som har intressanta och viktiga perspektiv på svensk utbildning.

I det senaste avsnittet konverserar Niklas Gårdfeldt Leavy med Susanne Kjällander, forskare och förskollärarutbildare vid Stockholms universitet, om hur förskolan kan digitaliseras på vetenskaplig grund.

Robotiserad processautomatisering utvecklar administrationen i Lunds kommun

Robotiserad processautomatisering utvecklar administrationen i Lunds kommun

Den kraftiga ökningen av yngre i åldersgruppen 0-19 år samt äldre i åldersgruppen 80 plus, ställer allt större krav på samhällstjänsterna i Lunds kommun. Därför satsar kommunen sedan förra året på automatisering som en kompletterande insats på flera förvaltningar. Barn- och skolförvaltningen har börjat med att automatisera valet till förskoleklass, och fler åtgärder är på gång.

Algoritmbaserade datorprogram tar hand om rutinarbetet

Lunds kommun använder mjukvarurobotar, det vill säga algoritmbaserade datorprogram, som utför rutinartade administrativa arbetsuppgifter. Med andra ord handlar det om robotiserad processautomatisering (RPA), en lösning som fungerar bra för arbetsprocesser som görs regelbundet och i stor omfattning, som använder strukturerad data och som bygger på tydliga regler. Ansökningar och beställningar är exempel på sådana processer.

Automatisering gör det möjligt för medarbetarna att ägna en större del av sin arbetstid åt mänskliga möten och andra mer värdeskapande uppgifter, berättar Henrik Salling, som är en av två digitaliseringsstrateger på barn- och skolförvaltningen i Lunds kommun.

  – Om en elev till exempel har rätt till en viss skolplacering utifrån våra regler, så kommer hen att få den. Det är alltså inte nödvändigt att en människa fattar beslut, utan vi kan istället automatisera processen. Men för att roboten ska klara av det här, måste vi utforma tydliga regler och standardisera all data, så att den kan tolkas och användas. Det kräver förstås noggranna förberedelser, men det betyder också att beslutsprocessen blir väl dokumenterad. Om någon undrar över något, är det enkelt för oss att visa varför beslutet blev som det blev.

En rationalisering som även främjar miljön och som stärker likvärdighet och rättsäkerhet

Plattformen som Lunds kommun använder har upphandlats i samarbete med Malmö stad, som står inför samma demografiska utveckling och liknande utmaningar. Genom att samverka kan man både utbyta tankar och idéer och dra nytta av varandras kunskaper och erfarenheter.

Arbetet med automatiserade arbetsprocesser startade förra hösten, och utvecklingen sker i varierande takt på de olika förvaltningarna. Vård- och omsorgsförvaltningen har till exempel kommit igång med automatisering av utdelningen av trygghetslarm. På barn- och skolförvaltningen är valet av förskoleklass den första processen som har automatiserats, men fler är på gång, säger Henrik Salling.

  – Vi måste helt enkelt komma ur krokodilgapet, annars riskerar vi att bli uppätna av allt administrativt arbete. Därför gör vi vad vi kan för att försöka identifiera vilka arbetsuppgifter som går att automatisera, antingen helt eller delvis. Lunds kommun har som kommunövergripande mål att överge pappersblanketter, för att istället gå över till e-tjänster. Automatiseringen är en fortsättning av det arbetet. Delvis handlar det förstås om att använda de ekonomiska medlen mer effektivt, men det främjar också miljön samtidigt som vi ökar likvärdigheten och stärker rättssäkerheten.

Valet av förskoleklass är den första arbetsprocessen som automatiseras

Automatiseringen av valet av förskoleklass sker tillsammans med kommunkontoret, utbildningsförvaltningen och stadsbyggnadskontoret. Barn- och skolförvaltningen har redan en webbaserad e-tjänst där vårdnadshavarna väljer önskad skola för sitt barn. Här finns både de kommunala och nästan alla de fristående skolorna med.

Efter ansökningstidens slut mäts alla elevers skolväg till alla skolor. Datan hörs genom en algoritm, som är konstruerad efter kommunens urvalskriterier och som föreslår var placering ska ske.

  – Därefter tar roboten vid. Den skriver ut digitala beslut efter de kriterier som ställts upp, diarieför dem som egna ärenden och meddelar vårdnadshavarna. Roboten ska sedan kunna skriva in eleverna på de skolor där de placerats. Till sist gör skolan en manuell indelning av eleverna i olika klasser.

Alla elever i förskoleklass som har längre än två kilometer till skolan, har rätt till skolskjuts. Även den här processen kommer snart att delvis automatiseras. Vårdnadshavaren ansöker om skolskjuts via en e-tjänst, roboten tar fram adressen, beräknar avståndet till skolan och delger dem sedan ett preliminärt beslut.

Kunskap, innovation och öppenhet

Barn- och skolförvaltningen funderar också på att automatisera fördelningen av ekonomiska medel till kommunens skolor. Här finns det klara och tydliga regler: Om skolan har ett visst antal elever, har den rätt till en viss skolpeng. Det finns inga tveksamheter och det är därför en arbetsuppgift som passar alldeles utmärkt för robotiserad processautomatisering, säger Henrik Salling.

  – Lunds kommuns övergripande vision är att skapa framtiden med kunskap, innovation och öppenhet. Det innebär naturligtvis betydligt mer än bara digitalisering och automatisering, men vi ser ändå att det här arbetet för oss i rätt riktning. Medborgarna ska kunna hantera sina dagliga liv på ett enkelt och smidigt sätt, beslutsvägarna ska vara tydliga och processen ska vara rättssäker.

Det finns naturligtvis också utmaningar, tillägger Henrik Salling.

  – Automatiseringen är inte gratis. Det kostar pengar att utveckla en lösning, och det gäller att vara trygg i att vi kan ta hem pengarna på lite längre sikt. Ibland uttrycker medarbetarna en oro för att deras arbete ska försvinna. Men egentligen handlar det om att människan ska göra det som hon är bäst på och att robotarna ska ta hand som det som passar bäst för dem. Om vi kan ta bort enformiga och stressframkallande arbetsmoment, så är det både en fördel för medarbetarna och för verksamheten.

Digitalisering och automatisering är en lagsport

Det är viktigt att medarbetarna informeras om vad automatiseringen innebär, varför den genomförs och att se till att deras erfarenheter tas tillvara när tjänsten utvecklas. Ibland försvinner en arbetsuppgift helt, andra gånger kan det handla om att en arbetsuppgift förändras när roboten sköter delar av processen.

Här är det viktigt att stämma av längs vägen, så att alla bitar faller på rätt plats, understryker Henrik Salling. Digitalisering och automatisering är en lagsport. Olika förvaltningar och yrken samverkar för att ta fram så bra tjänster som möjligt för medborgarna.

  – För skolans del handlar det framför allt om att minska administrationen, så att lärare och rektorer kan vara pedagogiska ledare. Automatiseringen ska inte genomföras för sin egen skull, utan för att den innebär en förbättring. Om vi kan förankra det här arbetet och lyckas med att automatisera resurskrävande arbetsprocesser på ett bra sätt, då har vi goda förutsättningar att skapa världens bästa skola!

Veckans spaning: Digital administration av praktik, aktionsforskning om digital kompetens och vägledning för lärlabb

Veckans spaning: Digital administration av praktik, aktionsforskning om digital kompetens och vägledning för lärlabb

Veckans spaning ger en översiktlig bild av vad som är på gång just nu inom digitalisering och lärande. Spaningen finns även som nyhetsbrev.

Digital administration av elevernas praktik

I tisdags publicerade Spaningen en artikel om den webbaserade tjänsten Samverka.nu, som drivs av Patrick Aspling och hans företag Learn-IT Umeå. Tjänsten innehåller flera automatiserade funktioner som effektiviserar och underlättar huvudmännens administrativa arbete med prao och APL. Den kan också förenkla hanteringen av andra praktikformer och övrigt samarbete mellan skola och näringsliv.

Databasen över praktikplatser utgör själva navet, men tjänsten är betydligt mer än enbart ett bokningssystem. De olika funktionerna runt omkring själva bokningen sparar sannolikt mest tid och pengar åt huvudmännen.

Den automatiserade hanteringen av praktikkort är ett exempel på en sådan funktion. När en bokning är klar, skickas ett praktikkort till praktikplatsen med datum, information om eleven och specifika arbetsuppgifter samt plats för registrering av närvaro och handledarutlåtande. Riskbedömningen, som ska göras av både huvudmannen och företaget innan eleven skickas ut, är ett annat exempel. När en praktikplats lagts in i systemet, skickas ett formulär för riskbedömning automatiskt till företaget. Huvudmannens administratörer ser när företaget har svarat och kan antingen godkänna svaret eller be om en komplettering.

Samverka.nu innehåller flera olika verktyg för att samla in praktikplatser. Ett av verktygen gör det möjligt för företag att registrera sig som praktikplats i databasen, vilket innebär att de får förfrågningar ett par gånger om året. Det finns också ett verktyg som gör det möjligt för eleverna att registrera egna praktikplatser. Administratörerna kan spara uppgifterna och göra dem tillgängliga för alla, om företaget går med på det.

Elever är ofta intresserade av specifika branscher och yrken. För att göra det lättare för dem att hitta en praktikplats som de är intresserade av, är praktikplatserna märkta i enlighet med Arbetsförmedlingens yrkesområden och -kategorier.

Huvudmännen hanterar bokningen av praktikplatser på olika sätt. Några har principen “först till kvarn”, medan andra vill arbeta mer aktivt med att matcha eleverna mot passande praktikplatser. I Samverka.nu finns ett formulär som fungerar som en önskelista för de kommuner som föredrar att arbeta med matchning. Eleverna kan fylla i vilka praktikplatser de är intresserade av och samtidigt rangordna dem. När den ansvarige har delat ut en plats, stryks den automatiskt från de andra elevernas listor.

Det blir allt vanligare att Samverka.nu används för att hantera alla praktikformer som huvudmannen ansvarar för. Många huvudmän vill ta ett centralt grepp över praktiken för att öka samordningsvinsten. Vid sidan av praktiken, kan huvudmännen använda systemet för att hantera alla former av samarbete med näringslivet, till exempel studiebesök och föreläsningar.

Branschorganisationer och större företagskedjor med bristyrken vill gärna synas i Samverka.nu. Att erbjuda praktikplatser är ett effektivt sätt för arbetsgivare och branschorganisationer att marknadsföra sig mot ungdomar och kanske till och med kunna påverka gymnasieval och val av högskoleutbildning. Det öppnar också nya vägar framåt för Samverka.nu.

Aktionsforskning om digital kompetens i undervisningen

Nyligen avslutades aktionsforskningsprojektet Digital dannelse og kompetenceudvikling (DiDak), som Spaningen tog upp i april förra året. Det drevs av Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier (CUDiM) vid Århus universitet tillsammans med fem utvalda gymnasieskolor, på uppdrag av danska utbildningsdepartementet.

Syftet med DiDak var att testa olika ramverk för hur lärare kan förändra sin ämnesundervisning så att den även hjälper eleverna att utveckla sin digitala kompetens. 2017 trädde gymnasiereformen i kraft, vilket bland annat betyder att utbildningarna ska förbereda eleverna på de villkor och förutsättningar som gäller i ett digitalt samhälle. Därför är det viktigt att börja undersöka vad som krävs för att detta ska fungera i praktiken och att sprida kunskap och erfarenheter vidare.

Forskare och lärare tog fram och testade ramverk för undervisning i informationssökning och kritisk informationshantering (informationskompetencer), diskussioner och samarbete på nätet (deltagelseskompetencer) samt digitalt skrivande och skapande (produktionskompetencer). Tanken var att börja i liten skala i ämnena för att sedan successivt skala upp.

I slutrapporten ges en sammanfattning av hur man arbetade med ramverken för att göra utvecklingen av elevernas digitala kompetens till en del av ämnesundervisningen. Rapporten Digitale kompetenceområder redogör för hur digital kompetens definierades och operationaliserades i DiDak. Digitale kompetencer i fagene beskriver de olika ramverk som fungerade som utgångspunkt för undervisningsförlopp och lektionsplaner.

Danmarks Evalueringsinstitut (EVA) skriver i sin utvärdering att DiDak har stärkt det pågående arbetet kring digitalisering och digital kompetens och även gett större legitimitet åt arbetet. Projektet har stärkt existerande praxis, men har inte lett till någon mer djupgående förändring av undervisningen. EVA tillägger att projektet inte har fått någon bred förankring på skolorna. Lärare som inte deltog i projektet har inte fått någon inblick i vad det handlar om.

Tidsbrist och besparingar på skolorna uppges som två viktiga skäl till att arbetet inte kommit ur den tidiga, experimentella fasen. Gymnasiereformen ska implementeras och det kräver mycket tid. EVA påpekar i utvärderingen att ramverken ger en god överblick av hur lärare kan tänka kring och arbeta med digital kompetens. De kan därför ligga till grund för det fortsatta arbetet på skolorna och även spridas vidare.

94% av eleverna upplever att skolan fokuserar på att ta tillvara it och digitala medier i undervisningen. 85% menar att de har blivit bättre på att förstå och använda de digitala möjligheterna. Däremot är det bara 36% av eleverna som säger att läraren använder tekniken på sätt som stärker deras kunskaper och lärande.

EVA konstaterar att det krävs mer tid och fler systematiska försök, tillsammans med kompetensutveckling i didaktik för lärarna, för att tillämpa och förankra resultaten från DiDak och för att se till att elevernas lärande utvecklas och förbättras.

En vägledning för dem som vill bygga lärlabb

2012 startade Future Classroom Lab i Bryssel, en satsning på att skapa ett fysiskt rum – ett lärlabb – för pedagogiskt nytänkande och förändring. Future Classroom Lab drivs av Europeiska skoldatanätet och växte fram ur utvecklingsprojektet iTEC, där man tillsammans med utbildningsdepartement i fjorton länder utvecklade och prövade scenarier för framtidens klassrum och framtidens lärande.

Arbetet i Future Classroom Lab har väckt stort intresse och bland annat resulterat i att omkring 200 liknande miljöer har skapats runt om i världen. Nu har Europeiska skoldatanätet tagit fram en vägledning som ger hjälp och stöd åt dem som vill starta den här typen av verksamhet. Vägledningen bygger på erfarenheter från lärarutbildare, skolledare och lärare, som startat egna lärlabb, inspirerade av verksamheten i Bryssel. Den innehåller också fördjupande fallstudier från sex europeiska länder.

Vägledningen beskriver uppbyggnaden av ett lärlabb som en process i fyra steg.

Steg ett handlar om motivation. Det finns ett intresse av att utveckla skolans undervisning och att skapa en plats för nytänkande och experimenterande. Här gäller det att söka inspiration från andra som tänker i liknande riktningar, att åka på studiebesök och knyta kontakter. Det är också viktigt att börja tänka igenom vad man vill göra och vilka mål som ska uppnås.

Nästa steg är att fortsätta med researchen och att förbereda den kommande verksamheten. Till exempel kan det vara en bra idé att besöka Future Classroom Lab i Bryssel, liksom att fördjupa kontakter med skolor, universitet och företag som har intressanta verksamheter. Se efter om det finns lämpliga lokaler på skolan, undersök om den tekniska infrastrukturen är tillräcklig, vilken utrustning som krävs, om det behövs kompetensutveckling, och så vidare. Börja fundera på hur mycket finansiering som krävs och sondera möjliga vägar att ordna den. Finns det offentliga medel att söka? Är företag intresserade av att sponsra verksamheten?

I det tredje steget handlar det om att skapa ett projektteam och att initiera samarbete med it-avdelning och it-pedagoger. Diskutera med lärare, föräldrar och elever och fånga upp deras tankar och idéer. Knyt kontakter med möjliga partners och finansiärer. Gör upp en plan och skissera på hur verksamheten ska se ut och fungera.

Det fjärde och sista steget handlar om genomförande. Nu är det dags att börja bygga upp verksamheten. Hur ska lokalen se ut och vad behöver göras för att den ska bli som det är tänkt? Ordna den tekniska utrustning som behövs. Vad finns redan tillgängligt? Vad behöver köpas in? Vilka teknikrelaterade utmaningar kan identifieras och vilka typer av stöd behövs? Sätt igång verksamheten, visa vad som är möjligt och ge lärarna den hjälp och det stöd som de behöver för att börja arbeta med lärlabbet.

Veckans tips

Forskargruppen på Pedagogisk inspiration i Malmö har precis startat en blogg på temat skolutveckling på vetenskaplig grund. Här kommer man bland annat informera om pågående uppdrag, berätta om aktuell forskning, ge litteraturtips och dela med sig av tankar och idéer kring aktuella ämnen.

Enligt skollagen ska all utbildning vila på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Men vad är egentligen vetenskaplig grund? I det allra första inlägget tas det en närmare titt på själva begreppet och vad det innebär. 

Digital administration av praktik effektiviserar arbetet och underlättar samverkan mellan skola och näringsliv

Digital administration av praktik effektiviserar arbetet och underlättar samverkan mellan skola och näringsliv

Manuell administration av prao och APL riskerar att kräva mycket tid och arbete av skolhuvudmännen. En digital lösning med automatiserade funktioner effektiviserar och underlättar det administrativa arbetet. Den kan också förenkla hanteringen av andra praktikformer och övrigt samarbete mellan skola och näringsliv. Samverka.nu, en webbaserad tjänst som används av ett sextiotal kommuner runt om i landet, är ett exempel på en sådan här lösning.

Ett digitalt stöd åt det administrativa arbetet

Samverka.nu drivs av grundaren Patrick Aspling och hans företag Learn-IT Umeå sedan 2003. Sommaren 2018 blev prao på grundskolan återigen obligatorisk, och sedan dess har Samverka.nu upplevt en närmast explosiv tillväxt av kunder. Ett stort antal huvudmän lade ner sin praoverksamhet när den inte längre var obligatorisk, eftersom den var så tidskrävande att hantera. Därför är det många som ser värdet och behovet av en digital tjänst som kan ge stöd åt det administrativa arbetet.

Databasen över praktikplatser utgör själva navet i Samverka.nu. Innehållet i det formulär som används för att registrera praktikplatser tas fram i samverkan med huvudmännen. Tidigare samlades svaren från företagen in med pappersformulär eller mail. Med en databas, som automatiserar processen, blir det betydligt enklare, konstaterar Patrick Aspling.

  – Administratörer och kontaktpersoner hos de olika huvudmännen ansvarar för att ordna praktikplatserna. Vi står till tjänst med systemet, som vi bygger och utvecklar i dialog med våra kunder. En av mina viktigaste uppgifter är att vara en länk mellan programmerare och kunder. Ibland är det en utmaning att både få programmerarna att förstå verksamheten och att få de ansvariga hos huvudmännen att förstå teknikens möjligheter och utmaningar. Här har jag stor nytta av att ha arbetat länge som it-pedagog och som lärare!

Funktioner som sparar tid och pengar

Det är vanligt att enbart se Samverka.nu som ett bokningssystem för prao och APL, men tjänsten innehåller betydligt mer än så, påpekar Patrick Aspling. Egentligen är det nog de olika funktionerna runt omkring själva bokningen som sparar mest tid och pengar, menar han.

  – Ett exempel är den automatiserade hanteringen av praktikkort. När en bokning är klar, skickas ett praktikkort till praktikplatsen med datum, information om eleven och specifika arbetsuppgifter samt plats för registrering av närvaro och handledarutlåtande. Ett annat exempel är riskbedömningen, som ska göras av både huvudmannen och företaget innan eleven skickas ut. Det gäller att säkerställa att platsen passar för eleven och att den inte innebär några risker. När en praktikplats lagts in i systemet, skickas ett formulär för riskbedömning automatiskt till företaget. Huvudmannens administratörer ser när företaget har svarat och kan antingen godkänna svaret eller be om en komplettering.

Trots att de automatiserade funktionerna innebär stora tidsvinster för huvudmännen, är de inte alltid helt bekväma med att släppa ifrån sig kontrollen.

  – Det finns fortfarande en viss rädsla för automatisering på många håll. Man undrar om tekniken verkligen klarar av det här. Nu har vi haft automatisering av praktikkort och riskbedömning ganska länge, och många börjar uppskatta att de slipper allt manuellt arbete. Det räcker att hålla ett öga på statuskontrollen, så är det klart!

Lagar och regelverk måste följas

Det gäller att se till att funktionerna i Samverka.nu följer gällande lagar och regelverk. Beträffande arbetsmiljö och riskbedömning gäller olika regler beroende på om eleverna är 13, 15 eller 18 år. Samverka.nu utgår ifrån Skolverkets och Arbetsmiljöverkets anvisningar, men tyvärr är de inte så tydliga som man kan önska. Det anges till exempel inte hur riskbedömningen ska gå till, vilka kriterier som gäller och hur kriterierna ska bedömas, säger Patrick Aspling.

  – Många risker kan uppstå på en arbetsplats, och det är förstås omöjligt att ta fram ett formulär som täcker in allt. Ett formulär måste alltså anpassas efter varje praktikplats. Problemet hamnar i regel i knäet hos huvudmännen, som sitter var och en för sig och klurar på vad som ska finnas med. Arbetet tar många timmar och de känner sig ändå inte säkra på att riskbedömningen lever upp till kraven. Om Skolverket och Arbetsmiljöverket tog fram en mall som täcker in allt som måste vara med, skulle arbetet bli mycket enklare. Det här är något som hela skolsverige sitter och hoppas på!

Ett system med gemensamma funktioner som kan användas av alla

Hanteringen av praktikverksamheterna i olika kommuner skiljer sig ganska mycket från varandra. Därför är det något av en utmaning att skapa ett system med gemensamma funktioner som kan användas av alla huvudmän, menar Patrick Aspling. Några kommuner anställer en eller flera personer som ansvarar för anskaffningen av praktikplatser, andra vill att eleverna ska praktisera i någon av de många kommunala verksamheterna. Ytterligare några överlåter åt föräldrar och elever att själva ordna praktikplats.

Samverka.nu innehåller flera olika verktyg för att samla in praktikplatser. Det blir allt vanligare att kommuner arbetar aktivt med det lokala näringslivet, anordnar företagsträffar och strävar efter att få igång ett samarbete. Ett av verktygen gör det möjligt för ett företag att registrera sig som praktikplats i databasen, vilket innebär att de får förfrågningar ett par gånger om året.

  – Det här betyder att huvudmannen lätt kan göra massutskick av mail till företag med förfrågan om olika typer av praktik, till exempel prao. Företaget får en länk till ett formulär där de kan ange om de kan ta emot elever under en viss tidsperiod och hur många det i så fall rör sig om. När formuläret är ifyllt, registreras informationen automatiskt i vår databas utan att administratören behöver göra något.

Det finns också ett verktyg som gör det möjligt för eleverna att registrera egna praktikplatser. Standardinställningen är att informationen enbart sparas för eleven, men administratörerna kan spara uppgifterna och göra dem tillgängliga för alla, om företaget går med på det. Det är ett smidigt sätt för huvudmannen att successivt få in nya praktikplatser i systemet.

Elever är ofta intresserade av specifika branscher och yrken. För att göra det lättare för dem att hitta en praktikplats som de är intresserade av, är praktikplatserna märkta med yrke och yrkesområde. Samverka.nu använder Arbetsförmedlingens yrkeskategorier och -områden för att se till att märkningen sker på ett standardiserat sätt.

“Först till kvarn” eller aktiv matchning mot praktikplatser

Huvudmännen hanterar bokningen av praktikplatser på olika sätt. Några har principen “först till kvarn”, medan andra vill arbeta mer aktivt med att matcha eleverna mot passande praktikplatser. Båda metoderna har sina för- och nackdelar. Om det är den elev som är snabbast som får praktikplatsen, är det eleverna som själva gör arbetet. Nackdelen med detta är att eleverna tvingas att tävla mot varandra. I matchningsmodellen kan det bli mer rättvist, men det kräver samtidigt mer arbete med administrationen. Vilken modell man väljer, beror på inställningen till huvudmannens roll, säger Patrick Aspling.

  – Vi har tagit fram ett formulär som fungerar som en önskelista för de kommuner som föredrar att arbeta med matchning. Eleverna kan fylla i vilka praktikplatser de är intresserade av och samtidigt rangordna dem. Det betyder att flera elever kan söka samma plats, och sedan är det upp till den som är praktikansvarig att göra matchningen. När den ansvarige har delat ut en plats, stryks den automatiskt från de andra elevernas listor.

Inställningen till praktik över kommungränsen varierar mellan kommunerna. I några delar av landet, till exempel i Region Skåne, uppmuntras samverkan över kommungränserna. Här använder de flesta kommunerna Samverka.nu, vilket gör det väsentligt enklare att sköta administrationen gemensamt.

Samverka.nu kan hantera alla praktikformer

Det blir allt vanligare att Samverka.nu används för att hantera alla praktikformer som huvudmannen ansvarar för. På gymnasieskolor med arbetsplatsförlagt lärande (APL) är verksamheten ofta väldigt personberoende. En eller ett par lärare har byggt upp egna nätverk och sköter all kontakt med praktikplatserna.  Det betyder att om en lärare slutar, så försvinner hela nätverket. För att undvika det, kan kontakterna istället hanteras i Samverka.nu, säger Patrick Aspling.

  – Det är tydligt att många huvudmän vill ta ett centralt grepp över praktiken för att öka samordningsvinsten. Ofta är det samma praktikplatser det handlar om, både på grundskolan och på gymnasiet. Istället för att eleverna ska konkurrera med varandra, kan man sprida praktiken jämnare över läsåret.

Samverka.nu kan hantera skolans samarbete med näringslivet

Vid sidan av praktiken, kan huvudmännen använda systemet för att hantera alla former av samarbete med näringslivet, till exempel studiebesök och föreläsningar. Det gör det lättare att få en överblick av vilka datum som är möjliga, hur stora grupperna kan vara, vilka typer av innehåll det rör sig om, och så vidare. Informationen kan också filtreras efter målgrupp. Därmed blir det lätt att se om aktiviteten vänder sig till lärare eller till studie- och yrkesvägledare.

  – Det här underlättar förstås för huvudmännen, men det är också något som företagen föredrar. Det är enklast om alla kontakter han hanteras i ett system. Företagen kan få login, så att de själva kan administrera sina uppgifter och se till att informationen är uppdaterad och korrekt.

Identitetsfederation och standardisering

För närvarande innehåller inte Samverka.nu särskilt mycket data som behöver överföras till andra system som används i skolan. Närvaro och utlåtanden från handledare är två undantag, men de hanteras fortfarande manuellt eftersom det finns så många olika system för detta. En lösning skulle kunna vara att exportera datan till ett standardiserat format som sedan kan läsas in i olika system. Men här har man ännu inte kommit särskilt långt, påpekar Patrick Aspling.

  – Vi är däremot gång med att implementera Skolfederation, så att personal och elever automatiskt kan komma in i Samverka.nu när de är inloggade i skolans system. På många håll handlar det om så många personer att det blir alldeles för bökigt att hantera inloggningen manuellt. Det blir alltså en avsevärd förbättring när man kan automatisera det här.

Skräddarsydda funktioner och nya vägar för Samverka.nu

En viktig lärdom från de senaste par årens snabba tillväxt, är att det blir allt svårare att ha homogena och statiska funktioner i Samverka.nu. Patrick Aspling och hans medarbetare ska därför försöka bygga funktionerna så att huvudmännen i möjligaste mån kan göra egna, anpassade inställningar och även skapa eget innehåll.

Det är uppenbart att branschorganisationer och större företagskedjor med bristyrken gärna vill synas i Samverka.nu. Att erbjuda praktikplatser är ett effektivt sätt för arbetsgivare och branschorganisationer att marknadsföra sig mot ungdomar och kanske till och med kunna påverka gymnasieval och val av högskoleutbildning. Det öppnar nya vägar för Samverka.nu, säger Patrick Aspling.

  – Än så länge har vi enbart arbetat med praktik i skolan, och framför allt med praon. Nu vill vi även utveckla Samverka.nu mot liknande verksamheter på andra marknader, utanför skolan. Framöver kommer vi att arbeta både på nationell och regional nivå för att uppmana företag att registrera sig och erbjuda praktikplatser och andra samarbetsmöjligheter. Vi arbetar också redan nu med arbetsmarknadsavdelning och socialtjänst i några kommuner. Det är ett steg i rätt riktning!