Manuell administration av prao och APL riskerar att kräva mycket tid och arbete av skolhuvudmännen. En digital lösning med automatiserade funktioner effektiviserar och underlättar det administrativa arbetet. Den kan också förenkla hanteringen av andra praktikformer och övrigt samarbete mellan skola och näringsliv. Samverka.nu, en webbaserad tjänst som används av ett sextiotal kommuner runt om i landet, är ett exempel på en sådan här lösning.

Ett digitalt stöd åt det administrativa arbetet

Samverka.nu drivs av grundaren Patrick Aspling och hans företag Learn-IT Umeå sedan 2003. Sommaren 2018 blev prao på grundskolan återigen obligatorisk, och sedan dess har Samverka.nu upplevt en närmast explosiv tillväxt av kunder. Ett stort antal huvudmän lade ner sin praoverksamhet när den inte längre var obligatorisk, eftersom den var så tidskrävande att hantera. Därför är det många som ser värdet och behovet av en digital tjänst som kan ge stöd åt det administrativa arbetet.

Databasen över praktikplatser utgör själva navet i Samverka.nu. Innehållet i det formulär som används för att registrera praktikplatser tas fram i samverkan med huvudmännen. Tidigare samlades svaren från företagen in med pappersformulär eller mail. Med en databas, som automatiserar processen, blir det betydligt enklare, konstaterar Patrick Aspling.

  – Administratörer och kontaktpersoner hos de olika huvudmännen ansvarar för att ordna praktikplatserna. Vi står till tjänst med systemet, som vi bygger och utvecklar i dialog med våra kunder. En av mina viktigaste uppgifter är att vara en länk mellan programmerare och kunder. Ibland är det en utmaning att både få programmerarna att förstå verksamheten och att få de ansvariga hos huvudmännen att förstå teknikens möjligheter och utmaningar. Här har jag stor nytta av att ha arbetat länge som it-pedagog och som lärare!

Funktioner som sparar tid och pengar

Det är vanligt att enbart se Samverka.nu som ett bokningssystem för prao och APL, men tjänsten innehåller betydligt mer än så, påpekar Patrick Aspling. Egentligen är det nog de olika funktionerna runt omkring själva bokningen som sparar mest tid och pengar, menar han.

  – Ett exempel är den automatiserade hanteringen av praktikkort. När en bokning är klar, skickas ett praktikkort till praktikplatsen med datum, information om eleven och specifika arbetsuppgifter samt plats för registrering av närvaro och handledarutlåtande. Ett annat exempel är riskbedömningen, som ska göras av både huvudmannen och företaget innan eleven skickas ut. Det gäller att säkerställa att platsen passar för eleven och att den inte innebär några risker. När en praktikplats lagts in i systemet, skickas ett formulär för riskbedömning automatiskt till företaget. Huvudmannens administratörer ser när företaget har svarat och kan antingen godkänna svaret eller be om en komplettering.

Trots att de automatiserade funktionerna innebär stora tidsvinster för huvudmännen, är de inte alltid helt bekväma med att släppa ifrån sig kontrollen.

  – Det finns fortfarande en viss rädsla för automatisering på många håll. Man undrar om tekniken verkligen klarar av det här. Nu har vi haft automatisering av praktikkort och riskbedömning ganska länge, och många börjar uppskatta att de slipper allt manuellt arbete. Det räcker att hålla ett öga på statuskontrollen, så är det klart!

Lagar och regelverk måste följas

Det gäller att se till att funktionerna i Samverka.nu följer gällande lagar och regelverk. Beträffande arbetsmiljö och riskbedömning gäller olika regler beroende på om eleverna är 13, 15 eller 18 år. Samverka.nu utgår ifrån Skolverkets och Arbetsmiljöverkets anvisningar, men tyvärr är de inte så tydliga som man kan önska. Det anges till exempel inte hur riskbedömningen ska gå till, vilka kriterier som gäller och hur kriterierna ska bedömas, säger Patrick Aspling.

  – Många risker kan uppstå på en arbetsplats, och det är förstås omöjligt att ta fram ett formulär som täcker in allt. Ett formulär måste alltså anpassas efter varje praktikplats. Problemet hamnar i regel i knäet hos huvudmännen, som sitter var och en för sig och klurar på vad som ska finnas med. Arbetet tar många timmar och de känner sig ändå inte säkra på att riskbedömningen lever upp till kraven. Om Skolverket och Arbetsmiljöverket tog fram en mall som täcker in allt som måste vara med, skulle arbetet bli mycket enklare. Det här är något som hela skolsverige sitter och hoppas på!

Ett system med gemensamma funktioner som kan användas av alla

Hanteringen av praktikverksamheterna i olika kommuner skiljer sig ganska mycket från varandra. Därför är det något av en utmaning att skapa ett system med gemensamma funktioner som kan användas av alla huvudmän, menar Patrick Aspling. Några kommuner anställer en eller flera personer som ansvarar för anskaffningen av praktikplatser, andra vill att eleverna ska praktisera i någon av de många kommunala verksamheterna. Ytterligare några överlåter åt föräldrar och elever att själva ordna praktikplats.

Samverka.nu innehåller flera olika verktyg för att samla in praktikplatser. Det blir allt vanligare att kommuner arbetar aktivt med det lokala näringslivet, anordnar företagsträffar och strävar efter att få igång ett samarbete. Ett av verktygen gör det möjligt för ett företag att registrera sig som praktikplats i databasen, vilket innebär att de får förfrågningar ett par gånger om året.

  – Det här betyder att huvudmannen lätt kan göra massutskick av mail till företag med förfrågan om olika typer av praktik, till exempel prao. Företaget får en länk till ett formulär där de kan ange om de kan ta emot elever under en viss tidsperiod och hur många det i så fall rör sig om. När formuläret är ifyllt, registreras informationen automatiskt i vår databas utan att administratören behöver göra något.

Det finns också ett verktyg som gör det möjligt för eleverna att registrera egna praktikplatser. Standardinställningen är att informationen enbart sparas för eleven, men administratörerna kan spara uppgifterna och göra dem tillgängliga för alla, om företaget går med på det. Det är ett smidigt sätt för huvudmannen att successivt få in nya praktikplatser i systemet.

Elever är ofta intresserade av specifika branscher och yrken. För att göra det lättare för dem att hitta en praktikplats som de är intresserade av, är praktikplatserna märkta med yrke och yrkesområde. Samverka.nu använder Arbetsförmedlingens yrkeskategorier och -områden för att se till att märkningen sker på ett standardiserat sätt.

“Först till kvarn” eller aktiv matchning mot praktikplatser

Huvudmännen hanterar bokningen av praktikplatser på olika sätt. Några har principen “först till kvarn”, medan andra vill arbeta mer aktivt med att matcha eleverna mot passande praktikplatser. Båda metoderna har sina för- och nackdelar. Om det är den elev som är snabbast som får praktikplatsen, är det eleverna som själva gör arbetet. Nackdelen med detta är att eleverna tvingas att tävla mot varandra. I matchningsmodellen kan det bli mer rättvist, men det kräver samtidigt mer arbete med administrationen. Vilken modell man väljer, beror på inställningen till huvudmannens roll, säger Patrick Aspling.

  – Vi har tagit fram ett formulär som fungerar som en önskelista för de kommuner som föredrar att arbeta med matchning. Eleverna kan fylla i vilka praktikplatser de är intresserade av och samtidigt rangordna dem. Det betyder att flera elever kan söka samma plats, och sedan är det upp till den som är praktikansvarig att göra matchningen. När den ansvarige har delat ut en plats, stryks den automatiskt från de andra elevernas listor.

Inställningen till praktik över kommungränsen varierar mellan kommunerna. I några delar av landet, till exempel i Region Skåne, uppmuntras samverkan över kommungränserna. Här använder de flesta kommunerna Samverka.nu, vilket gör det väsentligt enklare att sköta administrationen gemensamt.

Samverka.nu kan hantera alla praktikformer

Det blir allt vanligare att Samverka.nu används för att hantera alla praktikformer som huvudmannen ansvarar för. På gymnasieskolor med arbetsplatsförlagt lärande (APL) är verksamheten ofta väldigt personberoende. En eller ett par lärare har byggt upp egna nätverk och sköter all kontakt med praktikplatserna.  Det betyder att om en lärare slutar, så försvinner hela nätverket. För att undvika det, kan kontakterna istället hanteras i Samverka.nu, säger Patrick Aspling.

  – Det är tydligt att många huvudmän vill ta ett centralt grepp över praktiken för att öka samordningsvinsten. Ofta är det samma praktikplatser det handlar om, både på grundskolan och på gymnasiet. Istället för att eleverna ska konkurrera med varandra, kan man sprida praktiken jämnare över läsåret.

Samverka.nu kan hantera skolans samarbete med näringslivet

Vid sidan av praktiken, kan huvudmännen använda systemet för att hantera alla former av samarbete med näringslivet, till exempel studiebesök och föreläsningar. Det gör det lättare att få en överblick av vilka datum som är möjliga, hur stora grupperna kan vara, vilka typer av innehåll det rör sig om, och så vidare. Informationen kan också filtreras efter målgrupp. Därmed blir det lätt att se om aktiviteten vänder sig till lärare eller till studie- och yrkesvägledare.

  – Det här underlättar förstås för huvudmännen, men det är också något som företagen föredrar. Det är enklast om alla kontakter han hanteras i ett system. Företagen kan få login, så att de själva kan administrera sina uppgifter och se till att informationen är uppdaterad och korrekt.

Identitetsfederation och standardisering

För närvarande innehåller inte Samverka.nu särskilt mycket data som behöver överföras till andra system som används i skolan. Närvaro och utlåtanden från handledare är två undantag, men de hanteras fortfarande manuellt eftersom det finns så många olika system för detta. En lösning skulle kunna vara att exportera datan till ett standardiserat format som sedan kan läsas in i olika system. Men här har man ännu inte kommit särskilt långt, påpekar Patrick Aspling.

  – Vi är däremot gång med att implementera Skolfederation, så att personal och elever automatiskt kan komma in i Samverka.nu när de är inloggade i skolans system. På många håll handlar det om så många personer att det blir alldeles för bökigt att hantera inloggningen manuellt. Det blir alltså en avsevärd förbättring när man kan automatisera det här.

Skräddarsydda funktioner och nya vägar för Samverka.nu

En viktig lärdom från de senaste par årens snabba tillväxt, är att det blir allt svårare att ha homogena och statiska funktioner i Samverka.nu. Patrick Aspling och hans medarbetare ska därför försöka bygga funktionerna så att huvudmännen i möjligaste mån kan göra egna, anpassade inställningar och även skapa eget innehåll.

Det är uppenbart att branschorganisationer och större företagskedjor med bristyrken gärna vill synas i Samverka.nu. Att erbjuda praktikplatser är ett effektivt sätt för arbetsgivare och branschorganisationer att marknadsföra sig mot ungdomar och kanske till och med kunna påverka gymnasieval och val av högskoleutbildning. Det öppnar nya vägar för Samverka.nu, säger Patrick Aspling.

  – Än så länge har vi enbart arbetat med praktik i skolan, och framför allt med praon. Nu vill vi även utveckla Samverka.nu mot liknande verksamheter på andra marknader, utanför skolan. Framöver kommer vi att arbeta både på nationell och regional nivå för att uppmana företag att registrera sig och erbjuda praktikplatser och andra samarbetsmöjligheter. Vi arbetar också redan nu med arbetsmarknadsavdelning och socialtjänst i några kommuner. Det är ett steg i rätt riktning!