Robotiserad processautomatisering utvecklar administrationen i Lunds kommun

Den kraftiga ökningen av yngre i åldersgruppen 0-19 år samt äldre i åldersgruppen 80 plus, ställer allt större krav på samhällstjänsterna i Lunds kommun. Därför satsar kommunen sedan förra året på automatisering som en kompletterande insats på flera förvaltningar. Barn- och skolförvaltningen har börjat med att automatisera valet till förskoleklass, och fler åtgärder är på gång.

Algoritmbaserade datorprogram tar hand om rutinarbetet

Lunds kommun använder mjukvarurobotar, det vill säga algoritmbaserade datorprogram, som utför rutinartade administrativa arbetsuppgifter. Med andra ord handlar det om robotiserad processautomatisering (RPA), en lösning som fungerar bra för arbetsprocesser som görs regelbundet och i stor omfattning, som använder strukturerad data och som bygger på tydliga regler. Ansökningar och beställningar är exempel på sådana processer.

Automatisering gör det möjligt för medarbetarna att ägna en större del av sin arbetstid åt mänskliga möten och andra mer värdeskapande uppgifter, berättar Henrik Salling, som är en av två digitaliseringsstrateger på barn- och skolförvaltningen i Lunds kommun.

  – Om en elev till exempel har rätt till en viss skolplacering utifrån våra regler, så kommer hen att få den. Det är alltså inte nödvändigt att en människa fattar beslut, utan vi kan istället automatisera processen. Men för att roboten ska klara av det här, måste vi utforma tydliga regler och standardisera all data, så att den kan tolkas och användas. Det kräver förstås noggranna förberedelser, men det betyder också att beslutsprocessen blir väl dokumenterad. Om någon undrar över något, är det enkelt för oss att visa varför beslutet blev som det blev.

En rationalisering som även främjar miljön och som stärker likvärdighet och rättsäkerhet

Plattformen som Lunds kommun använder har upphandlats i samarbete med Malmö stad, som står inför samma demografiska utveckling och liknande utmaningar. Genom att samverka kan man både utbyta tankar och idéer och dra nytta av varandras kunskaper och erfarenheter.

Arbetet med automatiserade arbetsprocesser startade förra hösten, och utvecklingen sker i varierande takt på de olika förvaltningarna. Vård- och omsorgsförvaltningen har till exempel kommit igång med automatisering av utdelningen av trygghetslarm. På barn- och skolförvaltningen är valet av förskoleklass den första processen som har automatiserats, men fler är på gång, säger Henrik Salling.

  – Vi måste helt enkelt komma ur krokodilgapet, annars riskerar vi att bli uppätna av allt administrativt arbete. Därför gör vi vad vi kan för att försöka identifiera vilka arbetsuppgifter som går att automatisera, antingen helt eller delvis. Lunds kommun har som kommunövergripande mål att överge pappersblanketter, för att istället gå över till e-tjänster. Automatiseringen är en fortsättning av det arbetet. Delvis handlar det förstås om att använda de ekonomiska medlen mer effektivt, men det främjar också miljön samtidigt som vi ökar likvärdigheten och stärker rättssäkerheten.

Valet av förskoleklass är den första arbetsprocessen som automatiseras

Automatiseringen av valet av förskoleklass sker tillsammans med kommunkontoret, utbildningsförvaltningen och stadsbyggnadskontoret. Barn- och skolförvaltningen har redan en webbaserad e-tjänst där vårdnadshavarna väljer önskad skola för sitt barn. Här finns både de kommunala och nästan alla de fristående skolorna med.

Efter ansökningstidens slut mäts alla elevers skolväg till alla skolor. Datan hörs genom en algoritm, som är konstruerad efter kommunens urvalskriterier och som föreslår var placering ska ske.

  – Därefter tar roboten vid. Den skriver ut digitala beslut efter de kriterier som ställts upp, diarieför dem som egna ärenden och meddelar vårdnadshavarna. Roboten ska sedan kunna skriva in eleverna på de skolor där de placerats. Till sist gör skolan en manuell indelning av eleverna i olika klasser.

Alla elever i förskoleklass som har längre än två kilometer till skolan, har rätt till skolskjuts. Även den här processen kommer snart att delvis automatiseras. Vårdnadshavaren ansöker om skolskjuts via en e-tjänst, roboten tar fram adressen, beräknar avståndet till skolan och delger dem sedan ett preliminärt beslut.

Kunskap, innovation och öppenhet

Barn- och skolförvaltningen funderar också på att automatisera fördelningen av ekonomiska medel till kommunens skolor. Här finns det klara och tydliga regler: Om skolan har ett visst antal elever, har den rätt till en viss skolpeng. Det finns inga tveksamheter och det är därför en arbetsuppgift som passar alldeles utmärkt för robotiserad processautomatisering, säger Henrik Salling.

  – Lunds kommuns övergripande vision är att skapa framtiden med kunskap, innovation och öppenhet. Det innebär naturligtvis betydligt mer än bara digitalisering och automatisering, men vi ser ändå att det här arbetet för oss i rätt riktning. Medborgarna ska kunna hantera sina dagliga liv på ett enkelt och smidigt sätt, beslutsvägarna ska vara tydliga och processen ska vara rättssäker.

Det finns naturligtvis också utmaningar, tillägger Henrik Salling.

  – Automatiseringen är inte gratis. Det kostar pengar att utveckla en lösning, och det gäller att vara trygg i att vi kan ta hem pengarna på lite längre sikt. Ibland uttrycker medarbetarna en oro för att deras arbete ska försvinna. Men egentligen handlar det om att människan ska göra det som hon är bäst på och att robotarna ska ta hand som det som passar bäst för dem. Om vi kan ta bort enformiga och stressframkallande arbetsmoment, så är det både en fördel för medarbetarna och för verksamheten.

Digitalisering och automatisering är en lagsport

Det är viktigt att medarbetarna informeras om vad automatiseringen innebär, varför den genomförs och att se till att deras erfarenheter tas tillvara när tjänsten utvecklas. Ibland försvinner en arbetsuppgift helt, andra gånger kan det handla om att en arbetsuppgift förändras när roboten sköter delar av processen.

Här är det viktigt att stämma av längs vägen, så att alla bitar faller på rätt plats, understryker Henrik Salling. Digitalisering och automatisering är en lagsport. Olika förvaltningar och yrken samverkar för att ta fram så bra tjänster som möjligt för medborgarna.

  – För skolans del handlar det framför allt om att minska administrationen, så att lärare och rektorer kan vara pedagogiska ledare. Automatiseringen ska inte genomföras för sin egen skull, utan för att den innebär en förbättring. Om vi kan förankra det här arbetet och lyckas med att automatisera resurskrävande arbetsprocesser på ett bra sätt, då har vi goda förutsättningar att skapa världens bästa skola!

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *